Στο κομμάτι του σχεδιασμού των δράσεων προτείνονται οι εξής τεχνικές και ασκήσεις:
a) Ένας ενδεικτικός, άλλα όχι ο μόνος τρόπος για να γίνει ο σχεδιασμός των δράσεων είναι η χρήση της μεθόδου OPERA. Η μέθοδος OPERA είναι μία μέθοδος συν-δημιουργίας, η οποία μπορεί να βελτιώσει σε πολύ μεγάλο βαθμό την αποτελεσματικότητα. Μπορεί να εφαρμοστεί για πολύ απλές ενέργειες και σε πολύ μικρές ομάδες (5-6 ατόμων), αλλά είναι ένα αποτελεσματικό εργαλείο προς εφαρμογή και σε μεγαλύτερες κλίμακες (έως 40-50 συμμετέχοντες). Αυτή η τεχνική εστιάζει όλη την ομάδα στο πρόβλημα ή στο θέμα προς επίλυση, συγκεντρώνει, φιλτράρει και συνθέτει τις προτάσεις των μελών με ένα δομημένο τρόπο. Συνδυάζει έναν συστηματικό τρόπο σκέψης με μία δημιουργική διαδικασία επίλυσης προβλημάτων, ούτως ώστε να επιτρέπει την πλέον αποτελεσματική χρήση της γνώσης και των εμπειριών των συμμετεχόντων. Μέσω της τεχνικής της συζήτησης σε ζεύγη, εμπλέκει τον κάθε ένα που συμμετέχει στη διαδικασία και κινητοποιεί τις σκέψεις τους και τις προτάσεις τους.
H μέθοδος Opera περιλαμβάνει τα εξής υπο-βήματα:
- Own Reflections/Suggestions: Ο κάθε συμμετέχων καταγράφει τις προσωπικές σκέψεις και προτάσεις του ατομικά, προσπαθώντας να έχει τη μεγαλύτερη δυνατή σαφήνεια και να είναι συγκεκριμένος/η.
- Pair Discussion: Η ομάδα χωρίζεται σε ζεύγη όπου και τα δύο μέρη παρουσιάζουν ο ένας στον άλλο τις ιδέες τους. Τελικά προσπαθούν να καταλήξουν σε 3-5 κοινές προτάσεις τις οποίες καταγράφουν.
- Explanations: Το κάθε ζεύγος παρουσιάζει τις προτάσεις του στην υπόλοιπη ομάδα και παρέχει τις απαιτούμενες διευκρινίσεις ή απαντάει στις τυχόν ερωτήσεις.
- Ranking: Όλη η ομάδα συνεργάζεται για να κατατάξει τις προτάσεις σε μια αύξουσα κλίμακα με βάση μια ομάδα κριτηρίων που έχει εκ των προτέρων συμφωνηθεί.
- Arranging: Και πάλι με τη συνεργασία όλων ομαδοποιούνται οι προτάσεις σε υποενότητες, απορρίπτονται κάποιες ή κάποιες αναδιαμορφώνονται με βάση τη συζήτηση, την αναγνώριση των πιθανών δυσκολιών για την εφαρμογή τους κλπ.
Το αποτέλεσμα της μεθόδου OPERA είναι μία ομάδα προτάσεων για υιοθέτηση συγκεκριμένων δράσεων, δημιουργημένη από κοινού με όλα τα μέλη της ομάδας και βασισμένη στη συμφωνία τους.
- Είναι σημαντικό να αναπτύσσονται στα πλαίσια όλων των ασκήσεων οδικοί χάρτες ή ένας πίνακες δράσεων οι οποίοι επιτρέπουν την ανάλυση της μεγάλης εικόνα των ενεργειών, συμπεριλαμβάνοντας τα επιθυμητά αποτελέσματα, τους στόχους, τα ορόσημα, τις εκροές, τους ανθρώπινους πόρους, τους συνεργάτες, τα χρονοδιαγράμματα, τον προϋπολογισμό και όποια άλλη χρήσιμη πληροφορία θεωρείται απαραίτητο να προστεθεί. Αυτοί οι χάρτες είναι καλό να αναρτώνται σε σημεία ορατά προς όλη την ομάδα κατά τη διάρκεια του έργου ώστε να μπορεί να γίνεται συνεχής επεξεργασία τους.
- Μία άσκηση που σχετίζεται με την οργάνωση των δράσεων είναι η άσκηση πάνω σε μία φόρμα σχεδίων δράσης (ACTION PLAN). Η ομάδα συγκεντρώνεται και στην αρχή δίνεται μία σελίδα στον κάθε ένα και κάθε μία και τους δίνεται ένας χρόνος ώστε να σκεφτούν και να καταγράψουν όπως αντιλαμβάνονται τους διάφορους στόχους και τις διάφορες δράσεις που απαιτεί το έργο (brainstorming). Ο σκοπός είναι να πυροδοτηθεί το ερώτημα του πως πρέπει να ιεραρχηθούν όλες οι επιμέρους δράσεις. Στη συνέχεια όλα τα φύλλα συγκεντρώνονται και αναρτώνται ώστε να γίνει μία κουβέντα γύρω από την ιεράρχηση, ή καταγράφονται σε μία διαμορφωμένη φόρμα σχεδίων δράσης με κελιά και ξεκινάει ένας διάλογος με τα εξής ερωτήματα: Ποιες θεωρείτε ότι είναι οι 3 πρώτες ενέργειες που έχουν προτεραιότητα να υλοποιηθούν; Ποιος θα είναι ικανός και υπεύθυνος να υλοποιήσει την κάθε μία από όλες τις ενέργειες; Πότε και πως θα υλοποιηθούν;
- Για το κομμάτι της οργάνωσης των πόρων και του προϋπολογισμού προτείνεται μία άσκηση. Κατά την άσκηση αυτή, η ομάδα συγκεντρώνεται γύρω από ένα τραπέζι και αφήνεται για κάποια λεπτά να σκεφτεί όλα τα ζωτικά τμήματα από τα οποία αποτελείται το έργο. Αυτό μπορεί να σημαίνει διάφορες δράσεις απόκτησης εξοπλισμού, διάφορες επισκέψεις σε υπηρεσίες και διοικητικούς φορείς, έξοδα για υποδομές, ενέργειες για δημιουργία προωθητικών φυλλαδίων, ειδικότερες δράσεις ανάλογα με το έργο προς υλοποίηση. Τους δίνεται από ένα χαρτί με συγκεκριμένα κελιά όπου συμπληρώνονται οι δράσεις και οι προϋπολογισμού. Έπειτα ζητείται από τα άτομα να καταγράψουν τις ενέργειες που σκέφτηκαν καθώς κι έναν προϋπολογισμό κατ’ εκτίμηση για κάθε μια από αυτές. Αν δεν είναι δυνατό να κοστολογηθούν όλες τότε γίνεται παρακίνηση για περαιτέρω οικονομοτεχνική έρευνα. Προφανώς αυτή η άσκηση μπορεί να πραγματοποιηθεί στην αρχή του έργου, όπου χρειάζεται μία πολύ γενική εικόνα για τα διάφορα κόστη. Αυτή η διαδικασία θα βοηθήσει τα μέλη να αρχειοθετήσουν στη σκέψη τους τα διάφορα μεγέθη και σιγά σιγά να μπορούν να τα αντιστοιχούν σε πραγματικά προϋπολογιστικά.
